Fluxos e gatilhos, os motores das automações da Clinia
Entenda o que são fluxos e gatilhos, conheça os três tipos de gatilho da Clinia e descubra como usar cada um para automatizar o atendimento da sua clínica.
Fluxos e gatilhos: o que são e por que importam
Na Clinia, os fluxos são as automações que executam ações em nome da sua clínica, sem precisar de ninguém apertando um botão a cada atendimento. Já os gatilhos são as condições que decidem quando um fluxo entra em ação.
A relação entre os dois é simples: o gatilho é o start, o fluxo é a sequência. Sempre que uma condição definida por você é atendida, o gatilho dispara e o fluxo correspondente roda automaticamente. É essa combinação que deixa o atendimento mais ágil, organizado e previsível, liberando a equipe das tarefas repetitivas para cuidar do que realmente exige um olhar humano.
Pense em situações do dia a dia de uma clínica: lembrar o paciente da consulta de amanhã, responder na hora quem manda a primeira mensagem no WhatsApp ou dar sequência ao atendimento quando um paciente avança no funil. Cada uma dessas situações pode virar um fluxo, e o que muda entre elas é justamente o gatilho que as coloca em movimento.
Onde encontrar os fluxos
- Na página inicial, abra o menu lateral esquerdo e clique em Fluxos.
O acesso aos fluxos fica no menu lateral esquerdo da página inicial.
- Selecione o fluxo que você deseja configurar ou alterar.
Escolha o fluxo que quer ajustar para abrir a página de configuração do gatilho.
Ao selecionar o fluxo, você já cai direto na página de configuração do gatilho, onde define qual condição vai colocar aquele fluxo em ação.
Os três tipos de gatilho
Todo fluxo é iniciado por um gatilho, e na Clinia existem três tipos, cada um pensado para uma necessidade diferente:
-
Proativo
O sistema inicia a conversa, sem o paciente escrever primeiro. -
Responsivo
O fluxo responde a uma ação do contato, como enviar uma mensagem. -
CRM
O fluxo é iniciado por um evento dentro do funil do CRM.
Entender a diferença entre eles é o que permite montar automações que fazem sentido para a jornada do paciente. Vamos ver cada um.
Gatilho Proativo
O gatilho Proativo é iniciado pelo próprio sistema, sem que o contato precise enviar uma mensagem antes. É o tipo ideal para quando a clínica quer dar o primeiro passo na comunicação.
Ao escolher o gatilho Proativo, a Clinia exibe as configurações para definir quando o fluxo será iniciado.
Ao selecionar a opção Proativo, aparecem configurações adicionais. É aí que você define o gatilho que vai dar o start no fluxo. Alguns exemplos práticos:
- Envio de mensagens em horários programados.
- Lembretes de agendamento, para reduzir faltas.
- Mensagens de aniversário, para fortalecer o relacionamento.
- Campanhas ou notificações automáticas.
Depois de escolher o tipo de gatilho, você faz as configurações que definem como e quando o fluxo será iniciado.
Defina os detalhes do gatilho proativo: o quê dispara o fluxo e em que condições.
As opções complementares determinam o momento exato do envio automático.
A partir dessas configurações, o sistema dispara o fluxo automaticamente, sem que ninguém precise agir manualmente no momento do envio.
Gatilho Responsivo
O gatilho Responsivo é iniciado a partir de uma ação do contato, normalmente quando ele envia uma mensagem. Ou seja, o fluxo responde a um evento externo: assim que o sistema identifica a interação, ele pode iniciar automaticamente o fluxo configurado para dar continuidade ao atendimento.
O gatilho Responsivo entra em ação quando o paciente interage, por exemplo enviando uma mensagem.
Exemplos de uso:
- Quando o paciente envia uma mensagem no WhatsApp.
- Quando o paciente interage com o bot.
- Quando ocorre algum evento dentro da conversa.
Também é possível restringir o gatilho a horários específicos, por exemplo o horário em que a clínica atende. Assim você tem mais controle sobre quando o fluxo funciona e evita respostas automáticas em momentos indesejados.
Gatilho CRM
O gatilho de CRM é acionado quando ocorre uma mudança ou ação dentro do CRM da plataforma. Ele acompanha a jornada do paciente pelo funil e pode disparar, por exemplo, quando uma nova oportunidade é criada, quando um paciente é movido para outra coluna ou quando alguma informação é atualizada, entre outras possibilidades. A partir desse evento, o sistema inicia automaticamente um fluxo ou executa a ação configurada.
- Selecione qual evento do CRM deve iniciar o fluxo automaticamente.
Escolha o evento do CRM que vai disparar o fluxo, como a criação de uma oportunidade.
- Em seguida, faça a configuração desejada dentro do evento escolhido.
Ajuste os detalhes da automação que roda quando o evento do CRM acontece.
Juntando tudo: qual gatilho usar
Escolher o gatilho certo é o que separa uma automação eficiente de uma que atrapalha. Um resumo para consultar na hora de montar seus fluxos:
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Proativo
Use quando a clínica quer iniciar a conversa: lembretes, campanhas, aniversários e notificações programadas. -
Responsivo
Use quando quer que o fluxo reaja a uma ação do paciente, como uma mensagem recebida no WhatsApp. -
CRM
Use quando quer que a automação acompanhe eventos do funil, como uma oportunidade nova ou um paciente mudando de coluna.
Ao usar o gatilho adequado para cada situação, você garante fluxos mais organizados, automatizados e alinhados com a jornada do paciente, o que se traduz em mais eficiência operacional e uma experiência de atendimento melhor.
Dúvidas frequentes
Qual a diferença entre fluxo e gatilho?
O fluxo é a automação em si, a sequência de ações que a Clinia executa. O gatilho é a condição que dá o start nessa sequência. Todo fluxo precisa de um gatilho para saber quando entrar em ação.
Quais são os tipos de gatilho na Clinia?
São três. O Proativo é iniciado pelo próprio sistema, sem o paciente escrever primeiro. O Responsivo é iniciado por uma ação do contato, como enviar uma mensagem. O CRM é iniciado por um evento dentro do funil, como criar uma oportunidade ou mover um paciente de coluna.
Posso limitar em que horários um fluxo funciona?
Sim. Nos gatilhos você pode restringir o funcionamento a horários específicos, por exemplo o horário de atendimento da clínica, para ter mais controle sobre quando o fluxo dispara.
Onde eu encontro os fluxos e gatilhos na plataforma?
No menu lateral esquerdo da página inicial, clique em Fluxos. Depois selecione o fluxo que deseja configurar para abrir a página de configuração dos gatilhos.
O que é um gatilho de CRM e quando usá-lo?
O gatilho de CRM dispara quando ocorre uma mudança no funil, como uma nova oportunidade criada, um paciente movido para outra coluna ou uma informação atualizada. Use quando quiser que a automação acompanhe a jornada do paciente dentro do CRM.
Abra Fluxos no menu lateral, escolha um fluxo e defina o gatilho que faz mais sentido para a sua clínica. Comece por algo simples, como um lembrete de agendamento, e vá ampliando conforme ganhar confiança.