Como criar filas de atendimento na Caixa de Entrada
Aprenda a criar filas de atendimento na Clinia para organizar e direcionar as conversas dos pacientes entre equipes e tipos de atendimento.
Para que servem as filas de atendimento
Conforme a clínica cresce, o volume de conversas na Caixa de Entrada também cresce, e misturar tudo em um único lugar torna o acompanhamento confuso. As filas de atendimento resolvem isso: elas ajudam a organizar e direcionar as conversas recebidas na plataforma, facilitando a distribuição entre equipes ou tipos de atendimento.
Com filas bem definidas, cada conversa chega ao grupo certo. Você pode separar, por exemplo, quem cuida da recepção, quem trata de agendamentos e quem responde ao financeiro. O resultado é um fluxo mais claro, tempos de resposta menores e menos chance de uma mensagem importante passar despercebida.
Não é preciso mapear todos os cenários de uma vez. Crie poucas filas claras, como Recepção, Agendamento e Financeiro, e vá ajustando conforme a equipe sentir necessidade.
Passo a passo para criar uma fila
Siga a sequência abaixo dentro da Clinia. Todo o processo acontece na Caixa de Entrada e leva menos de um minuto.
- Clique no ícone de Caixa de Entrada, no canto superior esquerdo da tela, conforme destacado em vermelho na imagem abaixo.
A Caixa de Entrada é o ponto de partida para gerenciar conversas e filas.
- Clique no botão de adicionar (+), destacado em vermelho na imagem abaixo.
O botão de adicionar abre as opções de criação de novas filas.
- Clique em + Criar Fila, no canto superior direito da tela, conforme destacado em vermelho na imagem abaixo.
O botão Criar Fila fica no canto superior direito da tela de filas.
- Preencha os campos solicitados e, em seguida, clique em Salvar.
Dê um nome claro à fila para que a equipe reconheça a que ela se refere.
Após concluir essas etapas, a nova fila de atendimento estará disponível para ajudar na organização e no direcionamento das conversas.
Prefira nomes objetivos e reconhecíveis por qualquer pessoa da equipe, como Recepção, Agendamento ou Retorno de exames. Nomes claros evitam dúvidas na hora de encaminhar uma conversa.
Dúvidas frequentes
Para que servem as filas de atendimento?
As filas organizam e direcionam as conversas recebidas na Caixa de Entrada, permitindo separar os atendimentos por equipe, especialidade ou tipo de assunto. Assim, cada conversa chega ao grupo certo e nada se perde no volume do dia a dia.
Quantas filas eu posso criar?
Você pode criar quantas filas fizerem sentido para a rotina da sua clínica. O ideal é começar com poucas filas claras, como Recepção, Agendamento e Financeiro, e criar novas conforme a equipe sentir necessidade.
Onde eu encontro a opção de criar filas?
Abra a Caixa de Entrada pelo ícone no canto superior esquerdo, clique no botão de adicionar (+) e, em seguida, em Criar Fila, no canto superior direito. Preencha os campos solicitados e clique em Salvar.
Posso editar ou renomear uma fila depois de criada?
Sim. As filas ficam disponíveis na Caixa de Entrada e podem ser ajustadas quando a organização da equipe mudar. Você não precisa acertar tudo na primeira vez.
Criar filas atrapalha o atendimento do agente de IA?
Não. As filas são uma camada de organização para a sua equipe. O agente continua atendendo os pacientes normalmente, e as filas apenas ajudam as pessoas a encontrar e distribuir as conversas com mais facilidade.
Com as filas criadas, o próximo passo para deixar a Caixa de Entrada ainda mais organizada é usar etiquetas para classificar as conversas. Elas se combinam com as filas para você encontrar cada atendimento em segundos.